¿Cómo están gravados los viáticos para el BPS ( CESS ) y para la DGI ( IRPF )?, ¿Cómo influye si son con o sin rendición de cuentas?, ¿Influye el concepto de Pernocte en los mismos?


Consulta: Tengo algunas dudas y te quería preguntar  si los viáticos están gravados de IRPF o a donde es el aporte de los mismos. Carolina

Para responder a esta pregunta debo realizar una pequeña introducción:

Hoy tenemos distintos criterios a la hora de analizar determinadas asignaciones que se le pagan a un trabajador, debemos ver si está gravado para el BPS ( que le llamamos Contribuciones Especiales a la Seguridad Social cuya abreviación será CESS) y debemos ver si está gravado para la DGI ( generalmente nos referiremos que estarán gravados por el Impuesto a la Renta a las Personas Físicas, y su abreviación será IRPF ); si bien por ambos conceptos – en caso de que estén gravados – se pagan en las oficinas o con formularios del BPS, pero mientras lo recaudado por las CESS va a las arcas del BPS, lo que el BPS recauda por IRPF termina en las arcas de la DGI, simplemente oficia de agente de recaudación.

Analicemos primero las CESS

En principio, toda asignación computable a los efectos de las prestaciones de pasividad constituyen materia gravada. Esto es lo que se conoce como Principio de Congruencia, y está plasmado en el Art.146 de la Ley 16713.

El Artículo 153 de la misma ley nombrada, nos dice el concepto general: Constituye Materia Gravada todo ingreso que en forma regular y permanente, sea en dinero o en especie, susceptible de apreciación pecuniaria, perciba el trabajador dependiente o no dependiente en concepto de retribución y con motivo de su actividad personal, dentro del respectivo ámbito de afiliación.

Los conceptos entonces que se manejan son:

a)            Que sea en dinero o en especie
b)           Susceptible de apreciación pecuniaria
c)            En concepto de retribución y con motivo de la actividad personal
d)           En forma regular y permanente

Estos conceptos fueron reglamentados por los decretos 113/996 y 526/996.

Se presume que un ingreso es regular y permanente cuando es percibido en no menos de tres oportunidades a intervalos de similar duración, cualquiera sea la causa de la prestación.

Esta redacción del Art.4 del decreto 113/996, no es muy feliz, pero hay doctrina que considera que hasta 3 oportunidades inclusive no se configuraría la regularidad y permanencia; en cambio por la forma de la redacción se entiende a nivel del BPS que se configura la regularidad y permanencia en la tercera oportunidad. (Esto es todo un tema para analizar en otra oportunidad).

Luego el Art.26 del decreto 526/996, aclara que el tema de la regularidad y permanencia se refiere a los elementos marginales del salario y no respecto al salario mismo, cuya materia gravada lo será a partir de la primera oportunidad en que se devengue (otro tema grande a analizar en otra oportunidad). Si no fuese por esta aclaración, se podría interpretar que un trabajador los primeros dos meses no se le configuraría la materia gravable a los efectos de las CESS, cosa que no es así.

Analicemos ahora el IRPF, en relación a las asignaciones otorgadas a un trabajador en relación de dependencia

El Artículo 32 del Título 7 del Texto Ordenado (el T.O, es la compilación de todas las leyes de impuestos); y dice que las Rentas de Trabajo en relación de dependencia, estarán constituidas por los ingresos, regulares o extraordinarios, en dinero o en especie, generen los contribuyentes por su actividad personal en relación de dependencia o en ocasión de la misma.

Aquí hay dos diferencias importantes con respecto a la definición de materia gravada para las CESS, la primera y más clara es que incluye las partidas extraordinarias (recordemos que en las CESS, tenían que ser regular y permanente para que se configurara la materia gravada) y la otra que puede pasar inadvertida es cuando dice “en ocasión de la misma”.

El Artículo 158 de la Ley 16713 (vuelvo al tema de las CESS, para explicar este tema de: en ocasión de la misma), dice que quedan exceptuadas aquellas gratificaciones que las empresas otorguen a sus trabajadores en forma discrecional o con motivos específicos no vinculados a la prestación de servicios propia de la relación o contrato de trabajo. Para entender el concepto, supongamos que la empresa quiere dar un premio a los hijos de aquellos funcionarios que se destacan con un alto nivel de escolaridad, ¿Qué tiene que ver eso con la actividad laboral de los padres?, en nada; directamente en nada. En cambio para el IRPF, se entiende que sería en “ocasión de la misma”, es decir que ese premio le llega por una decisión de la empresa en la cual trabaja el padre o madre.

Para darle más fuerza a lo que digo, existe el Artículo 56 de la Resolución de la DGI 662/007, en que dice que las Gratificaciones, otorgadas al empleado; sean regulares o extraordinarias, retributivas o no retributivas, constituyen rentas computables. Es bien claro y cubre todas las posibilidades. Siempre gravado para el IRPF las Gratificaciones.

Volvemos al tema VIÁTICOS

Para la CESS

Para el BPS, está regulado por la Ley Previsional 16713, en el Art.157, por el Artículo 10 del Decreto 113/996. Y los viáticos están gravados cualquiera fuese su denominación, pudiendo prescindirse de la denominación que una o ambas partes de la relación de trabajo den a la partida, cuando en realidad sean tales, de acuerdo a sus características (principio de la realidad).

Y así se conocen dos tipos de viáticos, aquellos llamados “a forfait” o conocido también como “Sin rendición de Cuentas”, y estarán gravados dependiendo del ámbito territorial en que los mismos sean usados; por ejemplo si es en el País, estarán gravados al 50% y si son fuera del País, gravados al 25%. Por ejemplo si yo entrego por concepto de viático $ 10.000 pesos, y no me rinde cuentas en cómo lo gasta la persona, por $ 5.000 pesos debo aportar al BPS (tanto aportes patronales como personales) y el resto no va gravado o no constituye materia gravada.

El otro tipo de viático, es el que se conoce como “a pié de lista”, es decir aquellos que son “con rendición de cuentas”; entonces no se considera de naturaleza salarial sino indemnizatoria, y no están gravados.

Pero deben ser gastos ocasionados en el cumplimiento de tareas encomendadas por las empresas, y estén sujetos a rendición de cuentas y escrituración contable, se admite cualquier prueba fehaciente e inequívoca de la calidad indemnizatoria del viático (esto es una flexibilización con respecto al régimen del Decreto 290/982).

Aquí nace un problema, ¿Cuánto de viático le puedo pagar a un trabajador?. La lógica indica que tiene que existir una coherencia entre el sueldo y el viático, pero hubo un caso en que por ejemplo el funcionario ganaba $ 5.000 pesos de sueldo y el viático eran $ 14.000 pesos; por lo cual el BPS dijo eso es mucho, y le quiso gravar por el 70%, la empresa apeló y el TCA anuló el acto y dijo que sólo puede gravar el 50%. El problema de base es que se parte de una ficción y es así, pero seguro que el que lo aplica se mete en un problema porque el espíritu no es ese (el de pagar más viático que sueldo).

Hay otros temas que no están directamente dichos en la legislación, por ejemplo: ¿Cuándo estoy frente a un viático?, y debe ser un pago por una movilidad fuera de la empresa; hay casos en que la empresa es muy grande, supongamos un establecimiento hotelero con muchas hectáreas a recorrer, y que el funcionario use un vehículo, y eso no sería un viático, porque siempre se estaría moviendo dentro de la empresa. Lo otro es que debe surgir por una necesidad de la empresa, tiene que existir un vínculo. Por ejemplo, supongamos que la empresa está lejos del banco, y cada tanto se tenga que ir al banco a realizar algún trámite personal, no es para la empresa porque seguramente la empresa pueda hacerlo todo vía electrónica, ¿eso es un viático?; y lo otro que es importante es si es fuera del ámbito normal de residencia del trabajador. Supongamos que el trabajador vive en un barrio alejado de la ciudad y por lo tanto se le da un viático; no está fuera de su residencia, simplemente está lejos pero reside por ejemplo en Montevideo en el barrio Colón y debe trabajar en el Centro. Son todos puntos que hay que cuestionarse a la hora de pagar los viáticos.

Por último, el Art.165 de la Ley 16713, dice que los gastos de representación, que perciban los titulares de los cargos políticos y de particular confianza de la Administración, están gravados por el mismo régimen aplicable a los viáticos.

Para el IRPF

Un viático para el IRPF, son todos aquellas sumas que se otorguen al empleado, en concepto de gastos de locomoción, alimentación y alojamiento por el desempeño de sus funciones, fuera de su lugar habitual de residencia, siempre que la partida incluya el concepto de pernocte, salvo que éste sea suministrado en forma gratuita.

Aquí hay una gran diferencia con lo que sostiene el BPS, para que sea viático debe incluir el concepto de “pernocte ” (hay excepciones, para militares, servicio doméstico, etc, leer el numeral 48 de la Resolución 662/007). El pernocte es algo nuevo en nuestra legislación, se refiere a que tiene que existir un lugar para dormir, y exime de esa necesidad si se le otorga gratuitamente el alojamiento. No sirve que duerma en la caja del camión por ejemplo (no me refiero a los camiones preparados para el caso, sino aquellos que no tienen cama, sino que son distribuidores y con caja simple aún cerrados).

Si no incluye ese concepto, entonces no es viático, hay que cambiarle el nombre y al cambiarle el nombre entra en otro concepto.

Para explicarlo: supongamos que yo doy una partida por gastos de locomoción; y le llamo “viático”, para el BPS funciona pero para la DGI si la persona no duerme, no es un viático, entonces es una partida por locomoción, si es con rendición de cuenta no estará gravado para ambos ( CESS e IRPF ) pero si no es con rendición de cuentas, para el BPS irá gravado al 50% y para el IRPF irá gravado por el 100%.

Sigamos con los viáticos para el IRPF, si es con rendición de cuentas ( recordar lo de pernocte ), no está gravado ( ver la resolución de la DGI 1349/007 ).

Si es un viático ( que incluye el tema del pernocte ) y no tiene rendición de cuentas, estará gravado al 50% y al 25% según esté destinado a su utilización en el país o en el exterior, siempre que retribuya servicios de fuente uruguaya ( que ahora todo empleado de una empresa uruguaya que haga tareas en el exterior, tendrá el gravado su sueldo por IRPF y será considerado de fuente uruguaya, porque cuando se hizo la reforma tributaria no fue así, esto cambió a partir de enero del 2011 ). Se puede leer del tema en la Consulta de la DGI 4757.

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